Bedrijfsvoering

In de paragraaf Bedrijfsvoering zijn de kaders opgenomen rondom (interne) beheersing en controle, toezicht en verantwoording. We benoemen de minimale voorwaarden vanuit de toezichthouders maar ontwikkelen en benoemen hierbij ook onze eigen ambitie.

Rechtmatigheidsverantwoording
Per 2023 is de wetswijziging rondom de rechtmatigheidsverantwoording ingegaan. Het College legt hierbij middels een verklaring in de paragraaf Bedrijfsvoering verantwoording af over het rechtmatig handelen. Dit betreft een financiële verantwoording over de rechtmatigheid van de baten, de lasten en de balansmutaties.

Deze rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit een toetsing op:

• Begrotingsrechtmatigheid (overschrijding van de lasten per programma),
• Voorwaardencriterium (toetsing aan de wet- en regelgeving) en
• Misbruik en oneigenlijk gebruik (is er sprake van fraude of het misbruiken van regelingen).

Begrotingsrechtmatigheid (inclusief kredietoverschrijdingen) bewaken we gedurende het jaar. Met de 1e en 2e nota technische wijzigingen voorkomen we waar mogelijk dat er in de jaarrekening geen begrotingsonrechtmatigheden of kredietoverschrijdingen zijn. Het voorwaardencriterium en het M&O criterium wordt geborgd aan de hand van bestaande procedures en ingerichte interne controlemaatregelen. Daarnaast zijn in de financiële beheersverordening ook afspraken opgenomen tussen college en raad over welke afwijkingen als 'acceptabel' worden gezien.

Controletoleranties
Door wijziging van het BBV is de verantwoordingsgrens voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid aangepast.
 In het najaar van 2025 is hiervoor de financiële beheersverordening geactualiseerd, hierin zijn spelregels rondom rechtmatigheidsverantwoording vastgelegd:

• De verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsafwijkingen is vastgesteld op 2 procent van de totale lasten (exclusief toevoegingen aan de reserves).
• Er geldt een rapporteringsgrens van € 100.000.

De rapportage over rechtmatigheid (fouten en onduidelijkheden) vindt plaats in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarrekening. Hierbij wordt de huidige rapportagetolerantie aangehouden, waarbij rechtmatigheidsfouten en/of onduidelijkheden groter dan € 100.000 worden toegelicht door het College. In deze paragraaf wordt tevens ingegaan op de acties voortkomend uit eventuele rechtmatigheidsfouten, teneinde deze fouten in de toekomst te voorkomen.

Niet-financiële onrechtmatigheden
De commissie BBV adviseert in de recente notitie Kadernota Rechtmatigheid 2022om de niet-financiële onrechtmatigheden in het verband met het niet naleven van bepalingen in de wet fido en bijbehorende regelingen op te nemen in deze paragraaf Bedrijfsvoering. Dit nemen wij over, daarnaast wordt jaarlijks in de paragraaf financiering ook ingegaan op wet fido. Als laatste adviseert de Commissie BBV om geconstateerde fraude uit de eigen organisatie in deze paragraaf toe te lichten. Dit komt jaarlijks terug aan de hand van een frauderisico-inventarisatie.

Ambitie
De afgelopen jaren hebben we de invoering van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording gebruikt als een als een goede basis naar de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. De basis voor een verantwoording over de rechtmatigheid valt of staat met de naleving van de vastgestelde procedures, werkwijzen en wet- en regelgeving, waarbij het integraal werken een onderdeel is.

Overhead
Conform BBV regelgeving bepaalt de gemeente de overhead jaarlijks bij de begroting. De overhead betreft alle personeelslasten die geen directe bijdrage leveren aan het primaire proces (ondersteunende functies, waaronder leidinggevenden), en daarnaast apparaatskosten  (onder andere huisvesting, kosten van ICT en dergelijke). De overhead is onder andere van belang bij het bepalen van kosten voor gemeentelijke heffingen (overhead mag worden doorberekend in het tarief) en bij overige kostprijsberekening van producten of diensten. In 2023 heeft de commissie BBV haar notitie overhead geactualiseerd. Wij hebben de daarin opgenomen wijzigingen meegenomen.

De overhead wordt in de begroting apart zichtbaar gemaakt in het overzicht van baten en lasten.

Uitgangspunten:
De gemeente hanteert voor de overhead de volgende uitgangspunten:
- Jaarlijks wordt bij de begroting bepaald welke functies onder het primaire proces vallen en welke tot de overhead worden gerekend.
- Er wordt een gedifferentieerd uurtarief gehanteerd waarin het deel overhead zichtbaar is.
- De berekening van de opslag voor overhead wordt bepaald door de verhouding tussen de overhead (salaris en apparaatskosten) en de salariskosten van het primaire proces.
- Overhead wordt toegerekend aan afvalstoffenheffing en rioolheffing volgens bovenstaande berekening.
- Overhead wordt toegerekend aan het grondbedrijf via het integrale uurtarief
- Overhead wordt niet toegerekend aan programma's en investeringen.

Fiscaal in control
Als gemeente Nieuwegein willen wij een fiscaal beleid dat meebeweegt met het realiseren van de maatschappelijk doelen die door de gemeente zijn afgesproken. De gemeente doet dit binnen de fiscale wet- en regelgeving en is in staat, zowel intern als extern, hier tijdig, juist en volledig verantwoording over af te leggen. Binnen de kaders van het maatschappelijk doel en de wet- en regelgeving streven wij naar een zo gunstig mogelijk onderbouwd fiscaal resultaat. Vanuit de middelen die in de begroting 2021 beschikbaar zijn gesteld, is de personele capaciteit op fiscaal terrein uitgebreid.

Bovengenoemde doelstelling realiseren wij met de volgende maatregelen:

1. Wij hanteren een zuivere interpretatie van de wet- en regelgeving, die operationeel praktisch en proportioneel uitvoerbaar is.
2. De gemeente staat voor een rechtvaardige belastingheffing. Wat moet worden betaald, betaalt de gemeente tijdig, maar niet meer dan noodzakelijk.
3. De gemeente neemt– in het kader van het maatschappelijk belang – bij dossiers een eigen standpunt in, binnen de kaders van de wet. Dit standpunt dient een logische redeneerlijn te kennen en een goede fiscaal juridische onderbouwing. Deze werkwijze kent een gecalculeerd risico maar borgt dat de gemeente een verdedigbaar besluit neemt.
4. De gemeente werkt opgavegericht en kijkt van buiten naar binnen. De fiscaliteit is daarbij dienend, maar tevens een randvoorwaarde. Het raadplegen van een intern of extern fiscaal specialist voor tactische en strategische plannen is daarom vanuit het opgavegericht werken verplicht.
5. Fiscale basiskennis wordt binnen de formatie op- en uitgebouwd. Voor grote, over het algemeen gemeente overstijgende en maatschappelijke relevante projecten, vraagt de gemeente extern fiscaal advies;
6. Iedereen die is betrokken bij het fiscale proces of die verantwoordelijk is voor de fiscaliteit heeft een proactieve houding. Dit uit zich in een hoog signaleringsniveau, het mogen en kunnen aanspreken van collega’s, het mogen en durven aangeven van het ‘niet-weten’ en doen wat is beloofd en is afgesproken;
7. Fiscale dilemma’s en afwegingen worden transparant besproken binnen en met het management. Het management voert hierop actief beleid en moedigt medewerkers aan dit te doen. In de organisatie zijn rollen en verantwoordelijkheden belegd die eraan moeten bijdragen dat risico’s optimaal worden teruggebracht. Ter inbedding van het fiscale bewustzijn is sinds 2022 een werk- en stuurgroep structuur ingericht, zoals aanbevolen in het rapport van de rekenkamercommissie uit 2020.

Tax Control Framework (TCF)
Het TCF bevat beheer- en controleplannen op de verschillende fiscale terreinen en de wijze waarop het fiscale advies in de organisatie wordt geborgd. Hiermee geven wij het handelingskader handen en voeten. Deze plannen dragen eraan bij dat de gemeente kan voldoen aan haar compliance– verplichting, zoals deze is opgedragen door de wetgever. Bij volledig door- en uitvoeren en toepassen van het TCF worden de fiscale risico’s voor de gemeente Nieuwegein transparant gemaakt en zo veel als mogelijk beperkt.

Activiteiten 2026
Eén van de uitgangspunten in het TCF is voortdurend verbeteren, door het analyseren van fouten. Daarom zijn de meeste activiteiten ook benoemd in eerdere begrotingen:

• Toetsen van de B&W- en Raadsvoorstellen op fiscale consequenties.
• In 2026 wordt de fiscale beleidsnota herzien, ge-update.
• Uitvoeren controleplannen voor de drie belastingen (btw, vpb en loonheffing).
• Op basis van een fiscale risicoanalyse uitvoeren van verbetertrajecten (btw, vpb, loonheffing).
• Centrale archivering van de ingenomen standpunten en controle-activiteiten voor alle drie belastingen (btw, vpb en loonheffing.
• Verbreding van de kennis in de organisatie op fiscaal terrein en het up-to-date houden van het kennisniveau van de fiscaal medewerkers.
• Via de P&C documenten (paragraaf bedrijfsvoering) structureel met de raad in gesprek zijn over fiscaliteit en het bijbehorende risicoprofiel.

Toezichtinformatie
De Wet revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt) heeft tot doel het interbestuurlijk toezicht van de verschillende bestuurslagen te verbeteren. Het uitgangspunt van de wet is dat het interbestuurlijk toezicht is verschoven van verticaal toezicht naar horizontale verantwoording: van verantwoording van gemeente naar rijk of provincie (verticaal) werken we toe naar een verantwoording van college aan de raad (horizontaal). De gemeenteraad is derhalve primair verantwoordelijk om toezicht te houden op het college omtrent medebewindstaken. Het verticale toezicht, door provincie of rijk, blijft bestaan, maar zal meer op de achtergrond worden uitgevoerd. Voor de provincie is dit vastgelegd in het Beleidskader interbestuurlijk toezicht provincie Utrecht 2025-2028 san de provincie Utrecht. Voor het rijk ligt dit vast in diverse wetgeving per medebewindstaak.

De provincie hanteert een stoplichtenmodel:

Voor 2026 streven we voor alle domeinen naar een oordeel groen of geel (bij financieel toezicht: groen oordeel).
U wordt over deze interbestuurlijke toezichttaken geïnformeerd aan de hand van jaarlijkse verantwoordingen. In de jaarrekening vermelden we de status van de rapportages.

Rijk als toezichthouder
Het rijk is verticaal toezichthouder op de volgende thema’s: Informatieveiligheid, AVG, Wet Kinderopvang, Leerlingenvervoer, Leerplicht, Wet Publieke gezondheid, Drank- en horecawet, Stadstoezicht en Wet Veiligheidsregio’s. Hieronder gaan we nader in op de onderwerpen informatieveiligheid en AVG.

Digitale weerbaarheid en toezicht 

De digitale transitie stelt steeds hogere eisen aan veiligheid, transparantie en controle. De gemeente Nieuwegein staat onder toezicht van het Rijk op het gebied van informatieveiligheid, privacy en archivering. Daarnaast stellen Europese en nationale wetgevers nieuwe verplichtingen aan onze informatiehuishouding, digitale infrastructuur en interne processen. 

Verplichtingen vanuit wet- en regelgeving 

In 2026 treedt naar verwachting de Cyberbeveiligingswet (CBW) in werking. Deze wet verplicht ons tot het aantoonbaar beheersen van digitale risico’s, het uitvoeren van structureel risicomanagement en het treffen van maatregelen binnen de gehele keten van leveranciers en partners. Ook de NIS2-richtlijn, die vanuit Europa aanvullende eisen stelt op het gebied van cybersecurity, raakt de gemeentelijke organisatie. Beide kaders maken digitale weerbaarheid tot een expliciete verantwoordelijkheid van het bestuur. 
Daarnaast gelden blijvende verplichtingen vanuit onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg). Voor het beheer van digitale informatie treedt eveneens in 2026 een herziene Archiefwet in werking, met nieuwe eisen rondom overdracht en toegankelijkheid. 
De inzet van kunstmatige intelligentie (AI) binnen gemeentelijke processen wordt onderworpen aan de komende AI-verordening, waarin ethiek, transparantie en uitlegbaarheid centraal staan. Ook hier geldt een toetsingsverplichting bij toepassingen die impact hebben op inwoners. 

Monitoring, audits en verantwoording 

De gemeente meet de voortgang op het gebied van informatieveiligheid en privacy aan de hand van landelijke standaarden. Zo gebruiken we de tussentijdse analyse op basis van de BIO en de AVG Borging van VNG Realisatie. Daarnaast nemen we jaarlijks deel aan het ENSIA-auditstelsel. Deze verplichte audits, onder andere voor het gebruik van DigiD, Suwinet en basisregistraties, worden gerapporteerd aan het ministerie én aan de gemeenteraad, als onderdeel van de reguliere P&C-cyclus. 
Datalekken worden geregistreerd in een openbaar register op de gemeentelijke website, en gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) waar nodig. 

Bewustwording en gedrag 

Digitale veiligheid begint bij menselijk handelen. De meeste incidenten ontstaan niet door technische fouten, maar door menselijk gedrag. Daarom investeren we structureel in bewustwording en kennisvergroting. Via een interne communicatiecampagne, leergangen en het netwerk van privacyambassadeurs versterken we de digitale weerbaarheid van medewerkers, management en bestuur. 

Voorbereid op incidenten 

We bereiden ons actief voor op mogelijke digitale crises, zoals gijzelsoftware of verstoringen in vitale processen. Door te oefenen en scenario’s uit te werken, versterken we onze paraatheid en reactievermogen. Daarnaast richten we systemen zo in dat toegang tot gevoelige gegevens beperkt blijft tot wie ze nodig heeft. 

Regionale samenwerking 

Digitale veiligheid houdt niet op bij de grenzen van de organisatie. Samen met de Lekstroomgemeenten, gemeente Zeist, WIL en Veiligheidsregio delen we kennis en capaciteit. Deze samenwerking draagt bij aan de gezamenlijke versterking van onze informatiebeveiliging en privacymaatregelen. We hebben een gezamenlijke functionaris gegevensbescherming en stemmen regionaal af over beleid en uitvoering. 

Bestuurlijke verantwoordelijkheid 

De optelsom van wet- en regelgeving, maatschappelijke afhankelijkheid en toenemend toezicht maakt duidelijk dat digitale veiligheid geen technische aangelegenheid meer is. Het is een essentiële randvoorwaarde voor rechtmatig, betrouwbaar en toekomstgericht handelen. Nieuwegein kiest er daarom voor om niet alleen te voldoen aan wettelijke eisen, maar ook om richtinggevend te zijn in zorgvuldige, veilige en transparante digitale dienstverlening. 

Vanuit de gemeente Nieuwegein volgen we deze ontwikkeling nauwgezet, zodat we tijdig weten wanneer we welke wet of richtlijn hebben te implementeren en we hier de impact van kunnen bepalen voor de inwoners, ondernemers en de ambtelijke organisatie. We zullen daarbij, in VNG verband, extra scherp letten op passende financiering vanuit het Rijk en/of Europese Unie.  

Ontwikkelingen vanuit wet- en regelgeving
De periode 2020 tot en met 2030 is door de Europese Unie (EU) aangemerkt als 'Digitaal Decennium' (Digital Decade). Het uiteindelijk doel van deze periode is om de rechten van burgers en bedrijven te beschermen waar nodig en mee te blijven gaan met de digitale ontwikkelingen wereldwijd. Zo is er verschillende regelgeving geïmplementeerd en in voorbereiding om dit qua beleid verder vorm te geven. Denk aan de Digital Markets Act om de macht van grote 'tech-bedrijven' te beperken of de Wet implementatie open data richtlijn, die het aanbod van overheidsdata voor hergebruik vergroot en verbetert.
Daarnaast worden er verschillende eisen neergelegd voor de verdere vormgeving van digitale dienstverlening door overheden. Zo is de ambitie om in 2030 binnen de EU alle overheidsdiensten ook via een digitaal kanaal aan te bieden en af te handelen. In Nederland wordt dit apart geregeld met de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer die in 2026 ingaat. Vanuit de EU zijn er verschillende regelingen die de gemeente raken. Om de digitale toegang, identificatie en ondertekening binnen de EU voor burgers gelijk te trekken moeten overheden de richtlijnen volgen vanuit thema's als de Single Digital Gateway, elektronische identiteit en elektronisch ondertekenen. Ook zullen we de komende jaren delen van de informatie die we verwerken en beheren, actief openbaar moeten maken conform de Wet open overheid.

Vanuit de gemeente Nieuwegein volgen we deze ontwikkeling nauwgezet, zodat we tijdig weten wanneer we welke wet of richtlijn hebben te implementeren en we hier de impact van kunnen bepalen voor de inwoners, ondernemers en de ambtelijke organisatie. We zullen daarbij, in VNG verband, extra scherp letten op passende financiering vanuit het Rijk en/of Europese Unie.

College-onderzoeken
Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet onderzoekt het College periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur en deelt de resultaten hiervan met de Raad. Het College maakt jaarlijks een onderzoeksplan. Het doel van deze onderzoeken is de mate van interne beheersing van de gemeentelijke organisatie te meten en waar mogelijk te verbeteren.

Geplande onderwerpen voor 2026 zijn:
- Evaluatie van het dienstverleningsconcept
- toepassing en werking van de mandaatregeling

Onderstaand een overzicht van de eerder uitgevoerde en lopende onderzoeken in het kader van artikel 213a Gemeentewet doelmatigheid en doeltreffendheid.