In lijn met de thema’s ‘Ontwikkeling van onze informatievoorzieningsfunctie’, ‘Een toekomstbestendig en betrouwbaar ICT-fundament’ en ‘Datagedreven werken’ uit de iVisie, blijven wij investeren in en werken aan het continu verbeteren van onze processen, applicaties en systemen. Zo zorgen we ervoor dat we nu en in de toekomst beschikken over betrouwbare, veilige en weerbare informatievoorziening. Onze informatievoorziening is zodanig ingericht dat die onze dienstverlening voor inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen zo optimaal mogelijk ondersteunt.
ICT-organisatie
In 2025 is gestart met de inrichting van Applicatie Lifecycle Management en IT Servicemanagement binnen de afdeling Support. Ook is het ICT Portfoliomanagement verder vormgegeven. Dit stelt ons in staat om tijdig in te spelen op wijzigingen en updates die doorgevoerd moeten worden binnen onze systemen. In 2026 is de verdere implementatie en borging van deze processen een speerpunt.
Datagedreven werken en AI
De afgelopen jaren zijn er door verschillende afdelingen stappen gezet op het gebied van datagedreven werken. Zo is de monitor Koers Sociaal Domein ontwikkeld, is er een woningbouwmonitor en zijn er verschillende dataproducten ontwikkeld voor financiën. Daarnaast is er behoefte aan verdere (door)ontwikkeling van dataproducten. Gedacht moet worden aan de inzet van een monitoringsinstrument voor de programma’s Leefbaarheid & Veiligheid en Preventie met Gezag, om inzicht te krijgen in het effect van maatregelen en voor verantwoording naar het Rijk voor inzet van SPUK-gelden. Ook is er behoefte om inzicht te krijgen in effecten van stedelijke ontwikkeling met behulp van een Digital Twin, bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in parkeerdrukte. We hebben onvoldoende middelen beschikbaar om op dit onderwerp echt goed door te pakken. In 2025 is gestart met een aanbesteding gericht op een overeenkomst rond het beheer en onderhoud van het ontwikkelde dataplatform. In 2026 zal de bestaande dienstverlening verder geborgd worden binnen de organisatie en gaan we bepalen wat er op basis van de ambities in de organisatie verder nodig is om tot een passende data-organisatie te komen.
In 2025 zijn er workshops gegeven over de ontwikkeling, impact en gebruik van generatieve AI. Ook is er een toename in gebruik van Copilot. We hebben de vuistregels omtrent gebruik van AI omgezet in een richtlijn voor medewerkers en we werven een trainee voor Datagedreven Werken en AI. In 2026 willen we de inzet van AI in ons dagelijks werk verder verkennen, waarbij we extra aandacht hebben voor ethisch en verantwoord gebruik.
Informatiebeheer
In 2024 is gestart met het thema 'Informatiebeheer in beweging'. Hierbij is een inhaalslag ingezet op de achterstand in de vernietiging van informatie, waarvan de bewaartermijn al geruime tijd is verstreken. Ook vindt een verschuiving in werkzaamheden plaats, waarbij de nadruk meer komt te liggen op het digitaal maken, beheren, bewaren en vernietigen van informatie. In 2025 is hier verder invulling aangegeven. In 2026 zal verder ingezet worden op het versneld inhalen van de (digitale en fysieke) vernietigingsachterstand en voeren we analyses uit bij de verschillende afdelingen om inzicht te krijgen in verbeterpunten die we moeten doorvoeren in het beheren van onze informatie.
Eind 2025 wordt de dienstverleningsovereenkomst met onze archiefdienst, Het Utrechts Archief, verlengd. Samen met hen is de pilot impactanalyse voor aansluiting op hun e-depot afgerond. Naar aanleiding van de conclusies uit deze pilot zullen de komende jaren worden gebruikt voor verdere digitalisering en het realiseren van de voorwaarden voor een dergelijke aansluiting. Ook wordt het retentiebeleid in SharePoint en Teams verder vormgegeven.
Naar verwachting zal op 1 juli 2026 de herziening van de Archiefwet ingaan. Belangrijke wijzigingen zijn o.a. dat overheidsorganisaties verplicht zijn om een archivaris aan te stellen en dat blijvend te bewaren informatie vanaf 2026 na 10 jaar moet worden overgebracht naar een archiefdienst. Oók voor niet-overgebrachte informatie gaan extra verplichtingen gelden om te zorgen dat digitale informatie langdurig toegankelijk en leesbaar blijft en, wanneer nodig, wordt vernietigd. In lijn met de Woo zijn extra beperkingsgronden opgenomen op basis waarvan overgebrachte, in principe openbare, informatie niet openbaar wordt gemaakt. Een overheidsorganisatie is dan wel verplicht dit besluit goed te onderbouwen en te publiceren. Onze lokale wet- en regelgeving, daterend uit 2015, moet in het licht van de nieuwe Archiefwet in 2026 mogelijk worden geactualiseerd.
Personele processen
Ten behoeve van de kwaliteitsverbetering en robuustheid van de personeels- en salarisadministratie is in 2025 gestart met een project om de processen verder te digitaliseren. Op deze manier zal de organisatie beter ontzorgd en gefaciliteerd kunnen worden.
Doelstelling(en):
1. | Onze interne dienstverlening is professioneel, voorspelbaar en modern. |
|---|---|
2. | De informatie in de organisatie die we moeten bewaren is goed geordend, vindbaar en herbruikbaar. Informatie die niet bewaard dient te worden, wordt tijdig vernietigd. |
3. | We hebben een datavoorziening en -organisatie, waarbij we in staat zijn op basis van kwantitatieve en kwalitatieve data inzicht te creëren en bij te sturen waar nodig. |
4. | We verkennen de inzet van ethische en verantwoorde inzet van AI (kunstmatige intelligentie) in ons dagelijks werk. |
Activiteiten 2026 | ||
D1-A1 | We implementeren de best practices en processtandaarden vanuit IT Servicemanagement bij centraal en decentraal beheer. | |
|---|---|---|
D1-A2 | We stellen duidelijke kaders en instructies op voor inzet van Applicatie Lifecycle Management bij de aanschaf, het beheer en uitfasering van onze applicaties en ICT voorzieningen. | |
D1-A3 | We borgen de afspraken en procedures voor uitvoer van ICT-portfoliomanagement in de organisatie. | |
D2-A1 | We maken een inhaalslag op de te vernietigen (digitale) archieven. | |
D2-A2 | We brengen per afdeling in beeld welke informatiestromen en informatiedragers er zijn en brengen, waar dit nog niet afdoende is geregeld, deze informatie gefaseerd onder beheer. Dit beheer, bewaren en tijdig vernietigen, is digitaal en vindt primair plaats daar waar deze informatie binnenkomt en/of wordt verwerkt. | |
D3-A1 | We borgen het technisch beheer en onderhoud van ons dataplatform op basis van de raamovereenkomst met een externe dienstverlener. | |
D3-A2 | We stellen een analyserapportage op voor structurele inrichting van de dataorganisatie binnen de gemeente Nieuwegein. | |
D4-A1 | We voeren pilots uit om het gebruik van AI te beproeven in ons dagelijks werk. | |
D4-A2 | We zetten data gedreven werken, en het toepassen van AI daarbij, ethisch en verantwoord in en stellen hiervoor een ethisch toetsingskader op. | |